Wir haben uns zu Beginn des Projekts intensiv mit der Auswahl der einzelnen Werkzeuge befasst. Bei den Antrags- und Versammlungstools war das einfacher, weil es einerseits nicht so viele Möglichkeiten gibt und wir andererseits auf die Tools zurückgegriffen haben, mit denen wir am ehesten Erfahrung haben (z. B. Antragsgrün & OpenSlides).
Spannend war es bei den Videokonferenz-Werkzeugen. Hier haben wir Kriterien gesammelt:
- Das Tool muss mit 100 Personen in einem Konferenzraum problemlos klarkommen. Es muss Werkzeuge (z. B. Raise-Hands-Button, TN-Management, …) zur Verfügung stellen, die es möglich machen, diese Menge an Teilnehmenden schnell zu managen. Das Tool muss die Ressourcen haben, um allen Teilnehmenden dauerhaft eine gute Videoqualität zu liefern (inkl. HD Video für die Übertragung der Antragstexte etc.)
- Die Rechtsprechung für virtuelle Mitgliederversammlungen fordert, dass Maßnahmen ergriffen werden, dass nur Versammlungsmitglieder Zugriff auf die Videokonferenz haben – das ist insbesondere für das Tagen in nicht-öffentlicher Sitzung notwendig. Bei kleineren Versammlungen kann dies über individuelle Ansprache der Teilnehmenden passieren. Danach wird der Konferenzraum abgeschlossen. So ein Vorgehen wäre bei der Größe einer Diözesanversammlung nicht praktikabel. Stattdessen haben wir uns für die Anforderung entschieden, dass das Videokonferenztool alle Teilnehmenden individuell identifizieren muss, da bei persönlichen Zugangsdaten die Gefahr wesentlich geringer ist, dass diese weitergegeben werden als bei einem allgemeinen Meeting-Passwort, dass man an über 100 Leute verteilt.
Dann haben wir recherchiert, was der Markt an professionellen Videokonferenztools hergibt: Zoom hatte diesen Vergleich auf der funktionalen Seite gewonnen.
Aufgrund der damals aktuell aufgekommenden Berichterstattung zu Sicherheitsproblemen mit Zoom haben wir uns explizit nochmal umgesehen, ob wir irgendeine Alternative finden, die unsere Anforderungen erfüllt. Leider waren insbesondere die SSO-Anbindungen der anderen Anbieter nicht flexibel genug, um Meeting-Teilnehmende einzubinden.
Schließlich wurde uns die Nutzung von Zoom Business empfohlen. Der Bundesvorstand hat dieses Tool auch schon genutzt und mit ihrem hausinternen Datenschutz zurückgebunden und letztlich die Nutzung für die Hauptversammlung freigegeben. Dieser Nutzung schließen wir uns an.